Explorando los errores comunes y las mejores prácticas para lograr reuniones virtuales productivas
En la actualidad, las reuniones por videollamada son una parte esencial de la rutina laboral de muchas personas. Si bien estas reuniones virtuales ofrecen una gran comodidad y flexibilidad, también pueden ser una fuente importante de ineficiencia y estrés para los participantes. ¿Alguna vez has asistido a una reunión virtual que parecía una pérdida de tiempo, o en la que te has sentido desconectado y poco productivo? Si es así, no estás solo.
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A continuación, se comentarán las razones detrás de las reuniones virtuales poco productivas y recibirás consejos prácticos para aprovechar al máximo estas reuniones y lograr mejores resultados en el trabajo. Desde la preparación adecuada hasta la gestión efectiva del tiempo.
Reuniones virtuales improductivas y cómo evitarlas:
El teletrabajo y las reuniones por videollamada están a la orden del día, más todavía después de todos los cambios que acarreó el COVID-19, pero, no siempre estas son productivas o provechosas, sino todo lo contrario. Explora a continuación qué factores hacen que esas reuniones se vuelvan una pérdida de tiempo:
1. Problemas técnicos
Las reuniones virtuales pueden experimentar problemas técnicos, debido a la débil conexión a internet, falta de material adecuado, como ordenadores, webcam, iluminación, etc. Lo que puede llevar a una comunicación, cooperación y colaboración deficiente. Así pues, asegurarte de que tus empleados cuentan con buena conexión, herramientas e iluminación para realizar correctamente las videollamadas de trabajo es primordial.
2. No hay límite de tiempo
Las reuniones más productivas son caracterizadas por su foco, objetivos y temas claros a tratar, dentro de todo ello, también entra el tiempo. Fijar un límite de tiempo con antelación para la reunión y asegurarte de respetarlo, incrementará mucho la productividad de esas reuniones y ayudará a mantener a los participantes enfocados y evitar distracciones innecesarias.
3. Interrupciones y distractores
Es muy común, presentar distracciones e interrupciones en las reuniones virtuales, con: correos electrónicos, mensajes u otras notificaciones. Limitar el tiempo de las reuniones y pedir foco en estas, al igual que procurar que todos los participantes puedan participar ayudará a evitar esas distracciones y aprovechar el tiempo de las reuniones.
4. No hay ningún líder
Para que las reuniones de trabajo sean éxitosas es necesario que sea liderada por alguien, de esta manera, habrá una estructura clara y un plan de acción, ayudando a que los participantes lleguen a conclusiones concretas. Para crear un buen clima laboral, propón en algunas reuniones, como weeklys, que este portavoz vaya cambiando, al azar, por ejemplo.
5. No hay un objetivo o agenda clara
Cuando programes una reunión, asegúrate de tener claros los objetivos que se quieren lograr en esta y crear una agenda clara, para que además los participantes también puedan tenerlo claro y prepararse y enfocarse. Esto aumentará la productividad en estas reuniones.
6. Un único punto de vista
Para una mayor inclusión, expansión de puntos de vista y buen ambiente laboral, es buena idea, asegurarse que los participantes aporten sus ideas, y no ser únicamente una o unas cuantas personas la que participen. Para ello, hay herramientas que pueden ayudarte como Emocional, que mide el tiempo de interacción que tiene cada miembro de las reuniones, para procurar comunicaciones más equilibradas.
7. Falta de motivación o engagement
La imposibilidad de un face-to-face y la frialdad o poco contacto humano que puede resultar el hecho de realizar reuniones de trabajo por videollamada, puede ocasionar baja motivación o engagement en estas mismas. Por ello, es importante, pedir a los invitados su participación. Con Emocional, gracias a Emocional calls puedes suplir esto, al proporcionar en las mismas videollamadas, un sistema de engagement, a través de likes, comentarios, y ver el nivel de participación.
8. Demasiados participantes
Si en las reuniones presenciales, ser muchos puede dificultar el rendimiento de los meetings, en el contexto virtual más todavía. El tamaño óptimo de personas para las reuniones por videollamada, varía dependiendo del objetivo y el tipo de trabajo que se esté realizando, pero, por lo general, un número adecuado sería entre 5-8 participantes. Pues, con grupos más pequeños es más fácil que todos los participantes puedan participar activamente y se puedan tomar decisiones más rápidamente. Además, estos suelen ser más flexibles y adaptables a los cambios.
Así pues, siguiendo estos consejos, podrás aprovechar al máximo las reuniones virtuales y lograr mejores resultados en el trabajo. Recuerda que los objetivos claros, participación y número de participantes es clave para reuniones virtuales productivas y eficaces. Y tú, ¿qué otros aspectos añadirías?
